Jak rozliczać środki otrzymane z fundacji zgodnie z zasadami?

Współpraca z fundacją daje ogromne możliwości zarówno osobom potrzebującym wsparcia, jak i organizacjom, które chcą działać lokalnie, społecznie czy edukacyjnie. Aby jednak otrzymane środki mogły rzeczywiście służyć realizacji celów, konieczne jest ich prawidłowe rozliczenie. To nie tylko kwestia formalna, ale też wyraz odpowiedzialności i przejrzystości wobec darczyńców oraz samej fundacji.

Dlaczego poprawne rozliczanie środków jest tak ważne?

Fundacja pełni rolę pośrednika i zarządcy powierzonych środków. Z jednej strony odpowiada przed organami państwowymi, z drugiej przed darczyńcami i beneficjentami. Dokładne i rzetelne rozliczanie wydatków zapewnia wiarygodność całemu mechanizmowi zbiórek i subkont.

W przypadku rozliczeń z 1,5% podatku oraz innych form wsparcia, fundacja musi posiadać dokumentację potwierdzającą, że środki zostały wydane zgodnie z deklarowanym celem. Dbanie o transparentność chroni nie tylko fundację, ale też osoby korzystające z jej pomocy.

Jak wygląda rozliczanie wydatków z subkonta?

Każda fundacja ma własny regulamin, który określa zasady dysponowania środkami z subkonta beneficjenta. Jednak niezależnie od szczegółów, zawsze obowiązuje jedna zasada – wszystkie wydatki muszą być zgodne z celem, na jaki środki zostały przekazane.

Jeśli beneficjent zbiera fundusze na leczenie, rehabilitację czy zakup sprzętu medycznego, musi pamiętać, że każdy wydatek powinien być potwierdzony dokumentem. Może być to faktura, rachunek lub umowa. Fundacja może wymagać także dodatkowego uzasadnienia wydatku, zwłaszcza jeśli dotyczy on nietypowego zakupu.

Nie należy traktować subkonta jak prywatnego konta bankowego. Środki tam zgromadzone nie są „własnością” beneficjenta w sensie prawnym. To fundusze celowe, zarządzane przez fundację. Ich wykorzystanie podlega kontroli, a wszelkie nadużycia mogą skutkować zawieszeniem współpracy.

Na co zwrócić uwagę, aby nie popełnić błędu?

Wielu beneficjentów działa w dobrej wierze, ale nieświadomość przepisów może prowadzić do niepotrzebnych problemów. Warto więc regularnie kontaktować się z koordynatorem fundacji i upewniać się, że planowane zakupy lub działania mieszczą się w ramach określonych zasad.

Nie należy też zwlekać z rozliczaniem. Im szybciej dostarczysz wymagane dokumenty, tym łatwiej będzie je zweryfikować. Fundacje często działają na podstawie cykli rozliczeniowych, więc terminowość wpływa na płynność całego procesu.

W przypadku wątpliwości, najlepiej zasięgnąć informacji jeszcze przed dokonaniem zakupu czy podpisaniem umowy. Fundacja może wskazać inne rozwiązanie, które również pozwoli zrealizować cel, ale będzie zgodne z przepisami.

Co grozi za nieprawidłowe rozliczenie?

Niedbałość w dokumentacji, brak faktur lub próby wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem mogą skutkować odmową refundacji, zablokowaniem konta lub rozwiązaniem współpracy z fundacją. Dodatkowo w przypadku poważniejszych nieprawidłowości, fundacja ma obowiązek poinformować odpowiednie instytucje kontrolne.

Nie chodzi tu jednak o karanie beneficjentów, ale o ochronę darczyńców i integralność całego systemu pomocy społecznej. Dlatego fundacja oferuje wsparcie merytoryczne i pomaga w prawidłowym przeprowadzeniu rozliczenia.

Otrzymanie wsparcia finansowego to ogromna szansa, ale wiąże się również z odpowiedzialnością. Rozliczanie środków zgodnie z zasadami to fundament zaufania i długofalowej współpracy z fundacją. Dbanie o dokumentację, komunikacja z opiekunem subkonta oraz zgodność działań z przeznaczeniem zbiórki. To proste kroki, które budują bezpieczeństwo i wiarygodność całego procesu.